Il cambiamento degli ultimi due anni delle metodologie per lo scambio di fatture tra diverse aziende ha comportato una modifica nella gestione del controllo dei dati e della sicurezza.
Prima della pandemia da Covid-19 la digitalizzazione dei procedimenti aziendali era opzionale e meno sviluppata. Con la conseguente diffusione del lavoro da remoto, anche la maggior parte della comunicazione tra i dipendenti e il team finanziario della propria organizzazione avviene via posta elettronica.
La fatturazione elettronica viene in supporto degli attuali processi di digitalizzazione del lavoro, ma introduce anche nuovi rischi per l’azienda.
Gli attacchi informatici e altre forme di frode come il phishing e il baiting che prendono di mira i dipendenti del settore finanziario sono in continuo aumento.
I documenti e le fatture digitali:
- Sono più facili da ricreare o duplicare rispetto a quelli cartacei.
- Richiedono un impegno più grande e dispendioso in termini di tempo per il controllo dell’autenticità.
L’abitudine di offrire ai dipendenti la flessibilità di un ambienti di lavoro ibrido (che prevede la possibilità di lavorare anche da casa) anche a seguito della pandemia, renderà gli attacchi di social engineering e le frodi in generale sempre più frequenti.
I responsabili finanziari dovrebbero adottare misure immediate per mitigare i rischi di frode e proteggere le loro aziende da queste perdite finanziarie ingiustificate.
La rete PEPPOL e la verifica automatica dei dati
Un modo efficace per confermare l’autenticità delle fatture elettroniche è far sì che una terza parte fidata ne esegua un controllo prima di effettuare il pagamento.
Una rete di fatturazione elettronica sicura che colleghi un ecosistema globale di entità commerciali dunque può essere utile.
Il progetto Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) è un ottimo esempio di questo tipo di rete.
Peppol verifica l’autenticità delle fatture nel momento in cui viaggiano tra i sistemi attraverso la rete, in altre parole questo permette di facilitare rapidamente i pagamenti elettronici – a livello locale e transfrontaliero – alle aziende e ai governi coinvolti.
I fornitori inviano le loro fatture elettroniche a un Access Point Provider approvato, che controlla e verifica la ricezione dell’indirizzo Peppol dell’azienda attraverso il Service Metadata Publisher (SMP). L’Access Point Provider invia quindi il documento all’Access Point ricevente pertinente e successivamente all’acquirente finale per l’elaborazione.
Una rete di fatturazione elettronica offre molteplici vantaggi alle aziende:
- Riduzione dei pagamenti disonesti,
- Riduzione dei costi,
- Accelerazione dell’elaborazione dei pagamenti,
- Miglioramento dell’efficienza
- Maggiore accesso ai servizi finanziari e alla trasparenza.
A lungo termine, sistemi completamente automatizzati come PEPPOL riducono la dipendenza delle aziende dai processi manuali, consentendo loro di crescere rapidamente.
La sicurezza garantita da PEPPOL
In Italia è AgID (Agenzia per l’Italia digitale) ad aver aderito a PEPPOL in qualità di Authority. Questa ricopre un ruolo di governance sull’applicazione degli standard europei nell’ambito dell’e-procurement e di coordinamento dei Service Provider nazionali.
PEPPOL è una rete interoperabile e sicura che collega tutti gli Access Point utilizzando lo stesso protocollo e gli stessi formati di messaggistica elettronica. Per proteggere il contenuto dei messaggi PEPPOL applica tecnologie di firma digitale.
AgID assicura la diffusione di linee guida in materia di omogeneità dei linguaggi, degli standard e delle procedure dell’amministrazione statale, regionale e locale.
DMP è un Access Point PEPPOL
DMP gestisce i servizi Peppol, e-Invoicing e EDI in un’unica piattaforma digitale proprietaria per garantire compliance normativa.
Unisciti all’Open Network di Peppol che garantisce la sicurezza e l’integrità delle transazioni commerciali attraverso la rete Peppol eDelivery, basata sull’utilizzo di un’infrastruttura a chiave pubblica (PKI) per stabilire una rete affidabile.
