Innovazione con PEPPOL: linee guida per l’azienda

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Innovazione con PEPPOL: linee guida per l’azienda

Per evitare di porsi obiettivi miopi e conseguire risultati scarsamente apprezzati dal business, è importante valutare il contesto aziendale e le opportunità offerte dall’avvento del nuovo standard PEPPOL sul mercato.

Perché PEPPOL è innovativo?

Lo standard PEPPOL ridefinisce i presupposti per sistemi orientati alla gestione collaborativa delle informazioni. Sono due le caratteristiche principali che lo distinguono dai precedenti tentativi (Es. EDIFACT o GS1):

 

  • L’infrastruttura si basa sul concetto di Community e di Open Collaboration tra partner tecnologici di vario livello (Access Point, Autorità Nazionali, SML e SMP), e non più su connessioni punto-punto come nei modelli chiusi. Dunque, il sistema funziona solo se tutti collaborano efficacemente, motivo per cui viene richiesto a ciascun attore di garantire un livello di servizio prestabilito.
  • PEPPOL è sponsorizzato dall’Unione Europea ed è adottato dalle normative nazionali dei paesi membri, che attraverso di esso andranno a gestire gli acquisti delle Pubbliche Amministrazioni. Ne consegue che la quantità di documenti che transiteranno all’interno di PEPPOL è enorme. Basti pensare che solo in Italia gli acquisti della PA valgono oltre 130 Miliardi €. Questo fa di PEPPOL una rete a larghissima diffusione fin dal suo lancio.

Ecco che aderire a questo network richiede necessariamente la definizione di obiettivi tecnologici coerenti con le aspettative del Business.

L’analisi della realtà aziendale

Le imprese monitorano e orientano continuamente le proprie scelte verso specifici cambiamenti strategici, organizzativi e tecnologici.


Tra i fattori strategici da prendere in considerazione ci sono:

  • Quali sono i fattori critici di successo per il Business?

– l’incidenza dei costi indiretti sul costo del venduto;
– il livello di servizio al cliente;
– il cash-flow;
– il presidio dei mercati internazionali.

  • Si fa riferimento ad una specifica value stream del Business?
  • Quali interventi potrebbero ridurre costi di gestione e lead time?
  • L’inserimento di nuove tecnologie viene guidato da una roadmap?

Naturalmente, pure il monitoraggio dell’organizzazione aiuta a comprendere il posizionamento dell’impresa nel medio-lungo periodo:

  • All’interno dell’azienda ci sono resistenze nei confronti della digitalizzazione dei processi?
  • Ci sono mancanze organizzative che non si è in grado di rimuovere?
  • Si ha a disposizione il know-how necessario per testare le innovazioni tecnologiche?
  • L’organizzazione ha familiarità con l’utilizzo di Outsourcer per gestire alcuni servizi e/o commodity?

Infine, si procede con l’analisi del contesto tecnologico aziendale. Alcuni quesiti che chiariscono l’orientamento da seguire sono:

  • L’impresa dispone di competenze e strumenti necessari ad accompagnarla nel medio periodo?
  • Qual è il grado di stabilità e padronanza del sistema informativo aziendale?
  • Gli investimenti sulla digitalizzazione costituiscono un rischio di lock-in?

La pianificazione

Dall’analisi della propria realtà è possibile definire gli obiettivi da porsi con l’ingresso in PEPPOL.


Il primo è, per forza di cose, l’adempimento alla normativa. Infatti, il tema della compliance normativa mette in gioco molteplici variabili da considerare:

  • le normative differiscono di paese in paese a livello internazionale;
  • la “privacy” dei dati scambiati;
  • le tecnologie ed i requisiti di sicurezza si modificano rapidamente, dato che il sistema “aperto” richiede costanti aggiornamenti e correzioni;
  • gli attori coinvolti sono molteplici, dalle autorità fiscali alle autority nazionali tecnologiche, e tutti gli altri soggetti della community;
  • le specifiche tecniche sono oggetto di costanti modifiche (es. recente passaggio da BIS 2 a BIS 3).

Un ulteriore obiettivo è il supporto alla strategia aziendale:

  • la soluzione scelta deve garantire continuità, scalabilità, performance coerenti con i fattori chiave del Business;
  • il partner scelto per l’implementazione deve avere provata capacità di operare in contesti internazionali;
  • si deve valutare con attenzione l’integrazione con il sistema informativo aziendale.

Infine, è importante il controllo dei costi di gestione:

  • garantirsi una soluzione integrata e completa;
  • non vincolarsi a soluzioni sviluppate su misura, rischiose e complesse da manutenere.

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