La fattura elettronica è, secondo la normativa italiana, attualmente riservata alla Pubblica Amministrazione e consiste in un documento digitale che rispetta il formato definito dall’ente preposto al ricevimento (SdI), contiene il riferimento temporale e la firma digitale ad attestarne origine certa e contenuto non modificabile.
Il documento originale (elettronico) deve essere obbligatoriamente archiviato per il periodo di 10 anni tramite conservazione sostitutiva, vale a dire non può essere conservato in un archivio cartaceo.
Da gennaio 2017 anche i privati potranno avvantaggiarsi di questa modalità di scambio fatture, cioè creare, trasmettere e archiviare in formato elettronico le fatture emesse ai propri clienti e analogamente quelle ricevute dai fornitori (in formato elettronico). Sarà questa la grande opportunità che le aziende dovranno cogliere, considerati i notevoli benefici in termini di risparmio ed efficienza che ogni organizzazione riceverà. In questo scenario, la conservazione digitale a norma dei documenti sarà una condizione obbligatoria, ma costituirà una grande opportunità per le aziende per fare il salto di qualità verso la digitalizzazione.
Il sistema di scambio EDI (Electronic Data Interchange) non ha origine da requisiti normativi ma si è sviluppato negli anni in alcune filiere, che traggono oggi grandi benefici dall’integrazione con i fornitori, soprattutto nei settori Automotive, Retail, Pharma, HVAC, e molti altri. Inoltre, l’EDI non fa riferimento esclusivamente alle fatture ma a qualsiasi documento in formato digitale.
Dal punto di vista tecnologico l’Electronic Data Interchange è un insieme di standard di codifica elettronica dei documenti, tra cui anche le fatture, e di protocolli di comunicazione. Alcuni di questi protocolli sono stati adottati anche per le fatture elettroniche. Ai fini normativi la fattura EDI ha valore legale in quanto rispetta i requisiti di non modificabilità del contenuto e certezza del mittente. Per i documenti scambiati tramite EDI non vi è obbligo di conservazione sostitutiva (cioè digitale) ma vi è facoltà di farlo, e le condizioni di adesione sono estremamente vantaggiose per le aziende.
