La dematerializzazione e l’archiviazione digitale “paperless” ottimizzano l’efficienza e l’efficacia aziendale trainate dal fenomeno della digital transformation.
Paperless Society
Se c’è un fattore imperativo che condiziona la strategia di un’impresa, questo è senza dubbio la trasformazione digitale del Bel Paese.
Da molti anni si parla di digitalizzazione e multicanalità tanto che sia studi fantascientifici sia White Paper istituzionali più recenti hanno delineato il futuro dei servizi digitali al cittadino.
Non si tratta soltanto di adottare nuove tecnologie, la cosiddetta digital transformation è prima di tutto un cambiamento della cultura aziendale.
Questa tendenza è l’occasione per dotarsi di nuovi modelli organizzativi e di tecnologie all’avanguardia. A tal proposito, ci sono teorie più o meno note tra cui l’utopia della paperless society ipotizzata da Frederick Wilfrid Lancaster nel 1978. Secondo lo scienziato dell’Informazione il formato cartaceo sarebbe stato progressivamente sostituito dall’utilizzo dei dispositivi elettronici.
L’obiettivo di questo studio di grande risalto mediatico è il trattamento sempre più automatizzato e sicuro di grandi volumi di file al fine di ridurre l’impatto ambientale ed i costi del documento stampato.
La diffusione dei device digitali sta così abilitando la pratica del sistema paperless per garantire una maggiore produttività aziendale.
Infrastruttura di rete
La dematerializzazione del ciclo attivo e passivo di fatturazione è una scelta obbligata per le imprese del futuro. È la nuova frontiera di intervento per contenimento dei costi e minore impatto ecologico. Attualmente l’Italia ha un mercato digitale da un lato ancora poco implementato e dall’altro molto orientato in termini di normative e obiettivi per poter automatizzare i processi aziendali.
Per permettere l’interscambio di dati documentali tra PA e imprese è necessaria la definizione di standard. Grazie al progetto pilota promosso dalla Commissione Europea, Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL), si sta agendo in tal senso.
PEPPOL è un’infrastruttura di rete attraverso la quale clienti e fornitori possono scambiare documenti elettronici quali ordini, fatture, conferme d’ordine e documenti di trasporto. Il network è costituito da autorità nazionali e punti di accesso certificati (Access Point). In questo modo, i modelli organizzativi esistenti dovranno essere collegati ad un’infrastruttura comune e resi interoperabili attraverso Access Point allineati con gli standard europei.
