Dal 1° gennaio 2022 entrano in vigore le nuove norme su “Formazione, Gestione e Conservazione dei Documenti Informatici” pubblicate dall’AgID.
La gestione documentale è un processo di tre fasi – formazione, gestione e conservazione – che se svolto correttamente rappresenta una garanzia di adempimento degli obblighi amministrativi, giuridici e archivistici. Dal 1° gennaio 2022 entreranno in vigore le nuove regole tecniche su “Formazione, Gestione e Conservazione dei Documenti Informatici” pubblicate dall’AgID. La loro finalità è, da una parte, l’aggiornamento delle linee guida del CAD e, dall’altra, la realizzazione di un quadro legislativo unico coerente con l’evoluzione degli strumenti digitali. I soggetti interessati sono, in particolare, le Pubbliche Amministrazioni, gli enti gestori di pubblici servizi, società a controllo pubblico, privati e soggetti privati che erogano servizi alla PA.
Costituiscono parte delle linee guida questi Allegati:
- Glossario dei termini e degli acronimi;
- Formati di file e riversamento;
- Certificazione di processo;
- Standard e specifiche tecniche;
- Metadati;
- Ultima ma non meno importante, comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.
Le principali modifiche riguardano soprattutto gli Allegati 5 e 6, rispettivamente Metadati e Comunicazione tra AOO di documenti Amministrativi Protocollati, e sono la conseguenza delle richieste di associazioni di categoria e Amministrazioni.
Le novità relative all’Allegato 5 sono:
i ruoli Produttore, Responsabile della Gestione Documentale, Responsabile del Servizio di Protocollo, Soggetto che effettua la registrazione e Assegnatario;
la previsione nel campo “tipo soggetti” delle Amministrazioni Pubbliche estere (PAE);
la definizione dei requisiti di obbligatorietà nel campo “tipo soggetti” dei sottocampi, cioè il codice fiscale per la persona fisica e la partita IVA per le persone giuridiche;
il metadato “nome del file” nei documenti informatico e amministrativo informatico;
i requisiti di obbligatorietà per svariati campi, per esempio il tempo di conservazione delle aggregazioni documentali informatiche.
Per quanto riguarda l’Allegato 6 ricordiamo:
l’utilizzo del codice IPA dell’amministrazione contenuto nell’indice IPA per indicare il mittente e il codice AOO registrato;
la rimozione dell’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata all’interno dell’indice IPA;
l’inserimento di un’Appendice C – inoltro tramite posta elettronica – contenente lo schema XML per la generazione dei file.
Infine, le normative sostituite dalle linee guida sopracitate sono i seguenti DPCM:
13 novembre 2014, contenente Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
infine, 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche per il protocollo informatico.
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