La nota spese è a tutti gli effetti un documento informatico, ovvero un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Questa si considera documento informatico se creata gestita e conservata in ottemperanza a quanto indicato dagli articoli 20 e 43 del CAD (Codice Amministrativo Digitale).
La conservazione delle note spese avviene secondo i dettami delle linee guida del 2022. Queste hanno prescritto i requisiti affinché il documento informatico mantenga le sue caratteristiche di autenticità e leggibilità nel tempo.
Riferimenti normativi del mondo fiscale:
- Art. 2702 del codice civile
- Il Decreto Ministero Economia e Finanze (MEF) del 17 giugno 2014 che ha prescritto tutti gli obblighi ai fini della formazione, dell’emissione e della conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti (come la nota spese).
- Più recentemente anche l’Agenzia delle Entrate si è espressa in maniera molto chiara su alcuni quesiti posti da aziende interpellanti (interpello 740 del 2021 e 226 del 2023), che con varie circolari ha fatto chiarezza sul processo da mettere in atto per rispondere alle normative in materia.
La gestione del documento informatico
La gestione delle note spese aziendali può risultare complicata e frustrante per i dipendenti e le aziende.
Questa coinvolge numerosi attori tra cui collaboratori e trasfertisti che effettuano la richiesta di rimborso delle spese sostenute durante i loro viaggi.
La richiesta deve passare ai giusti manager fino ad arrivare alla contabilità.
I trasfertisti allegano una serie di documenti tra cui fatture di cortesia e ricevute per ottenere rimborso. Questa documentazione è rilevante ai fini fiscali ed è importante che sia formata in maniera corretta e coerente nel rispetto delle normative vigenti e che sia conservata per 10 anni per permettere i controlli da parte delle autorità.
Alcune delle difficoltà comuni includono:
- Complessità del processo
- Politiche poco chiare
- Ritardi nei rimborsi
- Scarsa visibilità e controllo
- Errori umani
- Conformità fiscale
- Difficoltà di approvazione
Il processo va ottimizzato e la digitalizzazione del processo end to end è un passaggio essenziale che porta innumerevoli benefici.
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Per affrontare queste difficoltà, molte aziende stanno cercando soluzioni automatizzate di gestione delle spese che semplificano il processo, migliorano la trasparenza e riducono il rischio di errori umani.
L’adozione di tecnologie come i software di gestione delle spese può contribuire significativamente a migliorare l’efficienza e a ridurre le frustrazioni associate al processo di note spese aziendali.
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