Conservazione Sostitutiva: una commodity per la digitalizzazione

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Conservazione Sostitutiva: una commodity per la digitalizzazione

Molte aziende rimangono ancorate alla gestione del documento cartaceo e alla successiva dematerializzazione tramite servizi di conservazione sostitutiva, malgrado le opportunità offerte dalla digitalizzazione dei processi.

Verso la digitalizzazione

La digitalizzazione di un processo è un approccio antagonista alla sua dematerializzazione ed è più complesso e pervasivo da implementare. Un’informazione, un documento o un evento aziendale possono essere rilevati e riprodotti con molteplici tecnologie e metodologie da selezionare in funzione della finalità organizzative e strategiche programmate.

Al giorno d’oggi la digitalizzazione dei processi aziendali incontra vari ostacoli:
il basso livello di sviluppo di interfacce di integrazione dei software;
la stratificazione di normative;
la dispersione di competenze regolamentari tra enti;
la moltitudine di imprese troppo piccole per investire proficuamente sull’ambito;
la dimensione settoriale di standard e protocolli tecnici;
la scarsa diffusione e/o la poca conoscenza delle nuove tecnologie;
la resistenza al cambiamento.

Come si posiziona la conservazione sostitutiva?

Per conservazione sostitutiva si intende una procedura mirata ad equiparare la validità di un documento elettronico a quella dell’originale cartaceo. La sua funzione è conferire validità legale e/o fiscale a file quali i libri sociali, i registri contabili e fiscali.

A tale scopo, un ente certificato esegue la conservazione secondo parametri stabiliti dalla legge italiana e dalle normative specifiche.

Si riducono, così, i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione documentale e si abbattono le tempistiche per la ricerca e la consultazione dei file. Inoltre, il responsabile della conservazione può sollevare le imprese dalle spese di gestione e di formazione del personale.

In estrema sintesi, la conservazione sostitutiva è una commodity secondaria rispetto alla digitalizzazione del processo, che ha il compito di ricevere o generare il documento digitale, veicolarlo all’interno dell’organizzazione, tracciarne i passaggi e le integrazioni durante l’iter documentale, fino alla definitiva messa in conservazione.

Un esempio pratico di digitalizzazione di processo è l’avvento della fatturazione elettronica.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La fattura cartacea è stata sostituita da quella elettronica, che viene emessa, trasmessa (in Italia all’Agenzia delle Entrate ed) al committente, e archiviata in formato digitale.

All’interno di un sistema di conservazione sostitutiva il documento originale va sottoscritto con firma digitale e attestato con marca temporale (timestamp) per certificarne orario e data.

Il procedimento di conservazione sostitutiva rende il file non deteriorabile nel tempo e garantisce la relativa integrità e autenticità. Nello specifico, il processo dipende sia dalla cosiddetta bit preservation, ovvero la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, sia dalla logical preservation, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare in futuro le informazioni contenute nel documento.

Infine, un altro esempio di digitalizzazione di processo è il Bollo “assolto in modo virtuale”.

Anche questo rappresenta la conversione di un processo tradizionale verso uno completamente digitale: acquisto e applicazione del bollo in fattura sono sostituiti da una rilevazione contabile dei documenti e dei versamenti dovuti sulla base delle informazioni contenute nella fattura elettronica stessa.

Per maggiori informazioni, stay tuned!