Ultimo aggiornamento 2 mesi fa
La conservazione a norma di documenti digitali supporta l’intera modernizzazione della supply chain.
La digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine è un obiettivo strategico per la supply chain B2B, stimolato dall’obbligo di fatturazione elettronica introdotto nel 2019.
Questa innovazione ha portato numerosi vantaggi, semplificando la gestione e la conservazione dei documenti fiscali e favorendo investimenti tecnologici nelle aziende.
Tuttavia, la digitalizzazione normativa dei DdT non è stata ancora completata, causando un approccio misto in molte aziende italiane, che alternano l’uso di documenti digitali e cartacei, con solo il 10% delle aziende che ha completamente digitalizzato i DdT.
La completa digitalizzazione dei documenti richiederebbe un coordinamento maggiore tra tutti gli attori della filiera, potenziando l’efficienza e riducendo i costi di gestione. La conservazione sostitutiva rappresenta infatti un passo cruciale verso l’eliminazione della carta, permettendo di mantenere la validità legale dei documenti dematerializzati.
Secondo la normativa italiana, questa procedura consente di trattare i documenti cartacei e digitali con la stessa valenza legale, utilizzando firme digitali e sigilli elettronici per garantire autenticità e integrità.
I vantaggi della conservazione a norma
La conservazione digitale a norma offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Maggiore efficienza e riduzione dei tempi di gestione documentale.
- Evoluzione dei processi amministrativi e integrazione con i sistemi aziendali.
- Collaborazione facilitata tra cliente e fornitore.
- Accesso rapido e semplice ai documenti archiviati.
- Possibilità di lavorare in remoto con accesso ai documenti digitali.
- Sicurezza dei dati tramite firme digitali e sigilli elettronici.
- Maggiore trasparenza e conformità normativa.
- Diminuzione delle spese di archiviazione fisica e dei materiali cartacei.
- Uso efficiente dello spazio e del personale, che può essere impiegato in attività a maggior valore aggiunto.
- Eliminazione degli archivi cartacei
- Contribuzione alla sostenibilità ambientale riducendo l’uso della carta.
- Riduzione dei costi legati alla gestione documentale e alle imposte di bollo sul libro giornale.
Conservazione a norma con DMP
Con la piattaforma a microservizi DMP puoi attivare la conservazione sostitutiva per i servizi di EDI, Peppol e e-invoicing. Questa integrazione può essere pensata anche per processi personalizzati.
Applicare la conservazione digitale secondo le normative è essenziale per assicurare che i documenti informatici siano autentici, integri, affidabili, leggibili e facilmente accessibili.
